O tempo médio de atendimento é um dado muito importante para o nível de satisfação dos seus clientes. Isso porque, quanto menor ele for, mas satisfeito o seu cliente estará afinal, ninguém gosta de passar horas ao telefone para resolver um assunto simples, não é mesmo?
Sendo assim, é muito importante traçar estratégias que ajudem a diminuir o tempo médio dos atendimentos do seu negócio.
Pensando em te ajudar, reunimos neste texto algumas das principais dicas para fazer isso. Quer saber quais são? Então continue a leitura do texto.
Monitore o tempo médio de atendimento
A primeira coisa que você deve fazer é saber como está o tempo médio de atendimento da sua empresa no momento.
Para isso, some o tempo de todas as ligações e divida pela quantidade de ligações.
Vale lembrar, no entanto, que não existe um tempo padrão para servir como base. Isso porque, a depender do assunto, os atendimentos poderão ser, obrigatoriamente, um pouco mais longos.
Ou seja, ao avaliar o tempo de atendimento, é importante levar em consideração quais tipos de assunto são tratados na central telefônica.
Tenha uma equipe treinada
Entrando nas dicas para ajudar a melhorar o tempo de atendimento, devemos lembrá-lo de sempre treinar a sua equipe.
Isto porque, profissionais que sabem o que estão fazendo tendem a fazê-lo de forma mais satisfatória e em menor tempo.
Sendo assim, planeje treinamentos frequentes onde você define um script de ligação que deve ser minimamente seguido. Além disso, lembre-se de instruir seus colaboradores a focarem nas partes mais importantes relacionadas a conversa.
No entanto, isso não quer dizer que informações devem ser omitidas por serem de menor importância, é necessário que o atendimento seja capaz de esclarecer todos os pontos ao cliente, ou então não será eficiente.
Divida os atendentes por setor
Alguns setores dentro de uma empresa recebem mais ligações do que outro. Sendo assim, para que o cliente não tenha que esperar por muito tempo até que um atendente esteja disponível, distribua seus atendentes entre as áreas de atendimento.
Isso deve ser feito de forma estratégica de modo que as áreas com maior demanda sejam compostas por mais atendentes.
Utilize uma ferramenta de automação
A última, mas não menos importante, dica para diminuir o tempo médio de atendimento na sua empresa, é contar com uma ferramenta de automação.
Através destas ferramentas o cliente é atendido de forma automática e, além disso, recebe todas as informações sobre setores com os quais pode escolher falar.
Um exemplo deste tipo de ferramenta é o OPT Telecom, do qual falaremos a seguir.
OPT Telecom ajuda a diminuir o tempo médio de atendimento
OPT Telecom é o serviço de PABX IP do Grupo OPT. Através da nossa solução, que não depende de conexões físicas, os seus atendentes podem trabalhar de qualquer lugar do mundo.
Além disso, a plataforma oferece os seguintes benefícios:
- URA personalizada;
- Atendimento automático;
- Filas de atendimento;
- Ferramentas de gestão;
- Extração de relatórios diretamente da plataforma;
- etc.
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